Optimisez chaque aspect de votre établissement, de la prise de commande en salle jusqu'à la préparation en cuisine et la gestion fine de votre rentabilité.
1. ÉTAPE 1 : Configuration Initiale (Le "Set-up")
Avant d'accueillir votre premier client, vous devez construire les fondations de votre système dans Weegosoft Manager.
1.1. Création de la Carte (Menu Engineering)
La réussite dépend d'une carte bien structurée :
- Catégories intelligentes : Créez des familles (Entrées, Plats, Desserts, Softs, Vins).
- Fiches Produits : Ajoutez vos articles. Pour chaque article, renseignez :
- Le prix de vente (TTC).
- La catégorie de TVA.
- L'image (pour une reconnaissance rapide sur le POS).
- Variantes et Options : Configurez les personnalisations.
- Exemple : Pour un "Filet de Bœuf", créez l'option "Cuisson" avec les choix "Bleu, Saignant, À point".
- Suppléments payants : Ajoutez des options comme "Supplément Fromage" ou "Sauce Béarnaise" avec leur prix respectif.
1.2. Fiches Techniques (Gestion de la Marge)
Pour chaque plat, détaillez les ingrédients :
- Liez le "Burger Classique" à 150g de viande, 1 pain bun, et 20g de sauce.
- Résultat : À chaque vente, Weegosoft déduit précisément ces quantités de votre stock.
1.3. Organisation de la Salle
Dessinez votre plan de salle :
- Créez des zones (Salle, Terrasse, Bar).
- Placez vos tables et nommez-les.
- Codes Couleurs du Plan :
- ⚪ Gris : Table libre.
- 🔵 Bleu : Table occupée (service en cours).
- 🟡 Jaune : Addition demandée (en attente d'argent).
ÉTAPE 2 : Déroulement d'un Service (Opérations POS)
2.1. Ouverture de la Journée
- Connectez-vous au Weegosoft POS.
- Ouvrez votre tiroir-caisse en indiquant le "Fond de caisse" (montant en espèces au départ).
2.2. Prise de Commande et Service
- Ouverture de table : Cliquez sur une table grise.
- Saisie : Sélectionnez les plats. Les fenêtres d'options (cuisson, accompagnement) s'ouvrent automatiquement.
- Envoi en cuisine : Cliquez sur "Envoyer".
- Le bon de commande s'imprime automatiquement en cuisine (ou s'affiche sur le KDS - Kitchen Display System).
- Le bon des boissons s'imprime au bar.
- Gestion des Suites : Utilisez le bouton "Lancer la suite" pour informer la cuisine que les clients ont fini leurs entrées et attendent leurs plats.
2.3. Encaissement et Flexibilité
Le moment du paiement doit être rapide :
- Partage d'addition : Sélectionnez "Partager". Vous pouvez diviser par nombre de personnes (parts égales) ou sélectionner précisément qui paie quoi (partage par article).
- Multi-paiement : Acceptez, par exemple, 20€ en espèces et le reste par carte sur une même note.
- Note de Frais : Générez une facture conforme avec les coordonnées du client pour ses besoins professionnels.
ÉTAPE 3 : Gestion des Stocks et Achats
3.1. Réception de Marchandises
Dès qu'un fournisseur livre :
- Allez dans le module Stocks.
- Enregistrez les quantités reçues et le prix d'achat.
- Weegosoft recalcule automatiquement votre Prix de Revient moyen.
3.2. Inventaire et Alertes
- Seuils d'alerte : Configurez une notification si votre stock de "Vin Rouge" tombe sous 6 bouteilles.
- Inventaire de contrôle : Une fois par semaine, comparez le stock théorique (calculé par les ventes) et le stock réel. Les écarts vous aideront à identifier le gaspillage ou le vol.
ÉTAPE 4 : Clôture et Analyse Financière
4.1. Le "Z" de Caisse (Fin de journée)
- Vérifiez que toutes les tables sont fermées (jaunes ou grises).
- Lancez la Clôture de Caisse.
- Comptez votre argent réel et saisissez-le. Le logiciel génère un rapport d'écart si le montant réel diffère du montant attendu.
4.2. Analyse financier
Aller dans transactions pour :
- Enregistrer vos charges (Loyer, Salaire, Électricité).
- Visualiser votre Bénéfice Net réel.
- Identifier vos "Plats Stars" : ceux qui génèrent le plus de profit et qui sont les plus populaires.
ÉTAPE 5 : Résolution des Problèmes Courants (FAQ)
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Problème |
Solution |
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Erreur de commande envoyée |
Le manager doit intervenir pour "Annuler l'article" avec son code secret. Un bon d'annulation s'imprime en cuisine. |
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Panne d'internet |
Weegosoft POS continue de fonctionner en local. Les données se synchroniseront dès le retour de la connexion. |
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L'imprimante ne sort rien |
Vérifiez le papier, puis assurez-vous que l'imprimante est bien connectée au même réseau Wi-Fi que la tablette/ordinateur. |
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Besoin de faire un geste commercial |
Utilisez la fonction "Offert" sur un article. Cela décompte le stock mais met le prix à 0€. |
Conseils d'Expert pour maximiser votre réussite
- Discipline Totale : "Si ce n'est pas dans Weegosoft, ça ne sort pas de la cuisine". C'est la règle d'or pour éviter les pertes.
- Formation du Staff : Organisez un service "à blanc" (test) avant l'ouverture officielle pour que les serveurs maîtrisent le plan de salle.
- Analyse hebdomadaire : Prenez 30 minutes chaque lundi pour regarder vos rapports de ventes et ajuster vos achats.
- Mises à jour : Gardez toujours votre application Weegosoft à jour pour bénéficier des dernières fonctionnalités de sécurité et de gestion.
Un doute ? Une question spécifique ? Contactez le support Weegosoft ou consultez les vidéos de la Weegosoft Academy.