Gérer un Cabinet Médical ou une Clinique demande une rigueur absolue pour concilier le suivi des patients (secret médical), la gestion du planning des consultations et la facturation des actes médicaux.

Voici comment transformer Weegosoft en un véritable assistant de gestion de santé.

🩺 Guide Ultime : Gérer son Cabinet Médical avec Weegosoft

Ce tutoriel vous accompagne de la prise de rendez-vous jusqu'au suivi du dossier médical et des honoraires.

🟢 ÉTAPE 1 : Configuration du Cabinet et des Actes

Avant de recevoir votre premier patient, structurez votre offre de soins dans Weegosoft Manager.

1.1. Catalogue des Actes Médicaux

• Prestations : Enregistrez vos différents actes (Consultation générale, Spécialiste, Échographie, Pansement, Analyse de sang).
• Tarification : Définissez les prix par acte. Vous pouvez créer des tarifs différents selon que le patient est "Privé" ou "Assuré".

1.2. Gestion des Professionnels de Santé

• Créez des profils pour chaque médecin ou infirmier.
• Droits d'accès : Seul le personnel soignant doit avoir accès au contenu des dossiers médicaux, tandis que la réception ne gère que le planning et les paiements.

🔵 ÉTAPE 2 : Gestion des Rendez-vous et de l'Accueil

Le Planning est le cœur de l'activité pour éviter les salles d'attente surchargées.

2.1. Prise de RDV et Agenda

• Vue Calendrier : Organisez les rendez-vous par médecin et par salle de consultation.
• Confirmation : Programmez un SMS de rappel automatique 24h avant le rendez-vous pour réduire le taux d'absentéisme (No-show).

2.2. Dossier Patient (CRM Médical)

• Identité : Nom, âge, groupe sanguin, antécédents médicaux et allergies (alertes rouges).
• Historique des visites : Retrouvez en un clic toutes les consultations passées, les diagnostics et les prescriptions précédentes.

🔧 ÉTAPE 3 : La Consultation et le Suivi de Soins

3.1. Saisie des Constantes et Diagnostics

• L'infirmier ou le médecin saisit les constantes (Poids, Tension, Température) directement dans la fiche du jour.
• Prescription : Liez les médicaments prescrits au dossier (très utile si vous avez une pharmacie intégrée, le stock est alors déduit automatiquement).

3.2. Stock des Consommables

• Gérez votre stock de matériel médical (seringues, pansements, gants, réactifs).
• Alerte Rupture : Ne soyez jamais à court de matériel critique pour les soins d'urgence.

💳 ÉTAPE 4 : Facturation et Prise en Charge (Assurances)

4.1. Encaissement des Honoraires

• À la fin de la consultation, le système génère la facture basée sur les actes effectués.
• Modes de paiement : Espèces, Carte, ou Mobile Money.

4.2. Gestion du Tiers-Payant (Assurances)

• Si le patient est assuré, enregistrez sa part (ticket modérateur) et envoyez la facture de la part restante à l'assurance.
• Suivi des Remboursements : Utilisez Cash Manager pour suivre les factures en attente de paiement par les mutuelles ou assurances partenaires.

💰 ÉTAPE 5 : Analyse et Pilotage (Cash Manager)

5.1. Performance du Cabinet

• Analysez le nombre de patients reçus par jour/mois et le chiffre d'affaires par type d'acte.
• Identifiez les périodes de forte affluence pour renforcer les équipes si nécessaire.

5.2. Gestion des Dépenses

Enregistrez vos charges (loyer du cabinet, salaires du personnel, achat de fournitures médicales) pour connaître votre bénéfice net.

🛠️ RÉSOLUTION DES DÉFIS MÉDICAUX

💡 3 Conseils d'Expert pour votre Cabinet Médical

1. Numérisez les résultats : Prenez en photo les résultats d'analyses externes avec une tablette et liez-les au dossier du patient. Plus de feuilles qui s'égarent.
2. Gestion de la salle d'attente : Utilisez le statut "Arrivé" dans le planning pour que le médecin sache en temps réel combien de personnes attendent et depuis combien de temps.
3. Prévention : Utilisez votre base de données pour envoyer des campagnes de prévention (ex: "C'est la saison des vaccins contre la grippe, prenez rendez-vous").