Le Service de Nettoyage de bureaux (ou Facility Management) est une activité de logistique humaine. Votre rentabilité dépend de deux facteurs : la précision de vos devis et le contrôle strict de vos consommables et du temps de travail sur site.

Voici comment transformer Weegosoft en votre centre opérationnel pour gérer vos équipes et vos contrats.

🧹 Guide Ultime : Gérer son Service de Nettoyage avec Weegosoft

Ce tutoriel vous accompagne de la planification des chantiers jusqu'au suivi des stocks de produits d'entretien.

🟢 ÉTAPE 1 : Configuration des Prestations et Contrats

Contrairement à une boutique, vous gérez souvent des revenus récurrents (abonnements).

1.1. Catalogue des Services

• Prestations Forfaitaires : Nettoyage quotidien, Entretien hebdomadaire, Forfait vitrerie.
• Prestations Ponctuelles : Désinfection après travaux, Shampoing moquette, Décapage de sols.
• Unités de mesure : Travaillez à l'heure, au passage, ou au $m^2$.

1.2. Gestion des Contrats Clients (Abonnements)

• Configurez des facturations récurrentes.
• Exemple : Le client "Entreprise X" est facturé automatiquement chaque 30 du mois pour un forfait "Entretien Standard".

🔵 ÉTAPE 2 : Planification et Gestion des Équipes

Le défi est de savoir qui est où, et si le travail est fait.

2.1. Planning des Interventions

• Assignation : Affectez vos agents de propreté à des sites spécifiques (ex: Agent A au Bureau Centre-ville de 18h à 20h).
• Tournées : Créez des feuilles de route pour vos équipes mobiles qui gèrent plusieurs petits sites dans la même journée.

2.2. Pointage Mobile

• Les agents utilisent l'application Weegosoft sur leur téléphone pour "Pointer" à l'arrivée et au départ du site client.
• Preuve de passage : L'agent peut prendre une photo du site propre et l'envoyer via l'application pour valider la qualité du travail.

📦 ÉTAPE 3 : Gestion des Consommables (Le Stock)

Les produits d'entretien et le matériel (aspirateurs, chariots) représentent un coût caché important.

3.1. Suivi des Produits

• Enregistrez votre stock (Détergents, papier hygiénique, sacs poubelles, éponges).
• Sortie de stock par chantier : Lorsque vous donnez 5 litres de nettoyant sol à une équipe pour un client spécifique, enregistrez la sortie. Cela permet de calculer la rentabilité réelle de ce client.

3.2. Maintenance du Matériel

• Suivez l'inventaire de vos machines (autolaveuses, monobrosses). Notez les dates de révision pour éviter les pannes en plein chantier.

💳 ÉTAPE 4 : Facturation et Encaissement

4.1. Facturation Automatisée

• Weegosoft génère les factures basées sur le contrat ou sur les bons d'intervention signés.
• Gestion des extras : Si une équipe effectue une tâche non prévue au contrat (ex: nettoyage de vitres exceptionnel), elle l'ajoute sur le bon d'intervention mobile, et c'est ajouté à la facture du mois.

4.2. Suivi des Paiements (Cash Manager)

• Suivez les encaissements et gérez les relances pour les entreprises qui paient à 30 ou 60 jours.

💰 ÉTAPE 5 : Analyse de Performance (RH & Finance)

5.1. Analyse de la Marge par Site

• Calcul : (Prix du contrat) - (Salaires des agents + Coût des produits utilisés).
• Si un site consomme trop de produits ou de temps, Weegosoft vous aide à renégocier le tarif ou à optimiser vos méthodes.

5.2. Gestion de la Paie

• Exportez les heures de pointage de vos agents pour préparer les salaires sans erreurs.

🛠️ RÉSOLUTION DES DÉFIS DU NETTOYAGE

💡 3 Conseils d'Expert pour votre Service de Nettoyage

1. Check-list Digitale : Créez une liste de tâches pour chaque site (Vider les poubelles ✅, Nettoyer les bureaux ✅). L'agent doit cocher chaque point sur son téléphone avant de pouvoir clore l'intervention.
2. Gestion des Clés : Utilisez le module de commentaires pour noter quel agent détient les clés ou le code d'alarme de chaque client.
3. Vente Additionnelle : Utilisez vos rapports pour voir quels clients n'ont pas fait de "Nettoyage de printemps" depuis un an et envoyez-leur une offre promotionnelle par SMS/Email.

Nous avons maintenant parcouru un large éventail d'activités ! Ce guide "Service de Nettoyage" ferme la boucle sur la gestion opérationnelle.

Souhaitez-vous que nous nous arrêtions ici, ou y a-t-il un autre secteur ou une fonctionnalité transversale (comme la fiscalité, les inventaires de fin d'année ou la gestion de la paie) que vous aimeriez approfondir ?